Hoe kies je de juiste kantoorprinter?

Printer voor kantoor

Hoe digitaal we dan ook zijn geworden, toch winnen pdf’s, gedeelde Drive documenten en online formulieren het vaak nog steeds niet van ouderwets papier. Vooral op kantoor kan het handig zijn om dingen te kunnen printen, bijvoorbeeld bij een sollicitatiegesprek. Maar een kantoorprinter is natuurlijk iets anders dan je printer thuis. Waar moet je dan op letten wanneer je een goede kantoorprinter aan wilt schaffen? Hieronder vind je enkele punten waar je rekening mee moet houden wanneer je dit apparaat koopt.

Hoe print je?

Wanneer je een printer gaat kopen, is het belangrijk om goed voor ogen te hebben wat voor zaken je wilt printen. In de meeste gevallen heb je op kantoor alleen documenten nodig, die voor een groot deel bestaan uit alleen tekst maar soms is het nodig om grafieken of foto's af te drukken. Daarom heb je vaak al voldoende aan een printer die alleen zwart-wit kan afdrukken. Zwart op wit printen kan ook via een kleurenprinter, maar kost een stuk meer dan wanneer je gebruikmaakt van een monoprinter, zoals een zwart-witprinter ook wel genoemd wordt..

Verder moet je denken aan wat voor documenten je wilt printen, met namelijk het papierformaat dat je nodig hebt. Meestal hoef je alleen A4 te printen, dit is het standaardformaat van bijvoorbeeld Word-documenten. Printen op A3 is vooral handig wanneer je bijvoorbeeld zelf posters maakt. Echter zijn A3-printers wel duurder dan A4-printers, dus schaf deze alleen aan wanneer je ze ook nodig hebt.

Kantoorprinter voor grote printvolumes

Offerte kantoorprinter

Hoe vaak print je?

Het is ook aan te raden een schatting te maken van hoeveel gebruik jij en je kantoor zullen maken van de printer. Grote bedrijven, waar veel contracten in de omloop zijn, zullen veel vaker werknemers in het printhok hebben staan dan een éénmanszaak dat vooral digitaal opereert. Wanneer je een printer aanschaft is het daarom belangrijk te kijken naar het printvolume dat je nodig hebt. Hoe meer volume, hoe duurder de printer kan worden. Daarom is het zonde als je een peperdure printer voor veel gebruik hebt gekocht, terwijl als je tien keer per maand een printje maakt het veel is.

Wil je alleen printen of nog meer?

Een printer wordt vaak gebruikt als verzamelnaam voor veel taken die met zowel computers als papier te maken hebben. Neem bijvoorbeeld het kopiëren van documenten. Dit kun je niet doen met een simpele printer onder je bureau. Mocht je weleens documenten kunnen kopiëren, wat bij een kantoor waar veel documenten getekend moeten worden wel handig is, dan moet je er bij de aanschaf van je printer wel rekening mee houden dat deze optie mogelijk is..

Daarnaast zijn er nog meer functies die een printer kan hebben en handig kunnen zijn voor je werk. Neem bijvoorbeeld faxen. Veel mensen zien dit als iets van een ver verleden, maar bijvoorbeeld in de zorg wordt nog veel met faxen gewerkt. Scannen is ook een mooi voorbeeld van een functionaliteit die je kunt gebruiken. Dit kun je zien als het tegenovergestelde van printen: je brengt geen digitale producten op papier, maar maakt papieren stukken digitaal..

Als je veel functies op je printer nodig hebt, kan een all-in-one printer uitkomst bieden. Let er wel op dat je dit alleen doet als je het ook nodig hebt, want ook hier geldt dat het zonde is als je betaalt voor iets dat je niet nodig hebt. Je kunt er ook voor kiezen om je scanner, fax en noem het maar op los van je printer te bestellen, maar dit kost in de meeste gevallen zelfs meer en is ook erg onhandig.

All-in-one kantoorprinter

Offerte kantoorprinter

Inkjetprinter of laserprinter?

Kies je voor een inkjet kantoorprinter of een laserprinter voor bedrijven? De éne printer werkt met inktcartridges en de ander met toner. Over het algemeen kies je op kantoor het best voor een inkjetprinter indien je weinig prints maakt. Maak je veel prints, dan opteer je het best voor een laserprinter. De aankoop van een laserprinter is wel een stuk duurder maar op termijn win je je investering sneller terug omdat de prints goedkoper zijn. Maar ook de laserprinter print een stuk sneller dan de inkjetprinter. Op kantoor met veel mensen is dit zeker een pluspunt.

Vergelijk wat het beste past

Voor iedere soort printer zijn er die goed en minder goed passen in een bedrijfsomgeving. Als je door de bomen het bos niet meer ziet, kun je bij veel aanbieders van printers advies inwinnen over wat je er bij jouw onderneming past. Dit kan door een gesprek met de servicedesk, maar ook veel online verkooppunten bieden een keuzetool. Bij deze tool geef je aan wat je nodig hebt en deze zoekt dan welke printers er het beste bij je passen.

Voor iedere onderneming is een andere printer beter. Staar je daarom niet blind op het merk, de prijs of hoe blits de printer eruit ziet, maar kijk wat je echt nodig hebt en waar je eigenlijk geen gebruik van maakt. Zo kun je alsnog de beste kwaliteit krijgen zonder dat je onnodig teveel betaalt.

Wie biedt de beste printer aan? Vergelijk hier offertes

Vergelijk via onderstaand formulier de prijs van kantoorprinters én ontvang advies welke printer je het best aanschaft voor jouw kantoor.